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Ausnutzung der Skontofristen, Vermeidung von Mahngebühren und nicht zuletzt Digitalisierung des Archivs. Die Archivierung der Belegsätze erfolgt für die Dauer der gesetzlich geforderten Frist von 10 Jahren nach Abschlusserstellung. Januar betonte Prof.

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Wenn nicht ausdrücklich anders vermerkt, liegen die Urheberrechte für Texte bei: Peter tom Suden Die meisten Illustrationen unterliegen den Urheberrechten von: Auf Antrag erhalten Sie unentgeltlich Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich dazu bitte an: Peter tom Suden unterelbe. Die Inhalte dieses Webprojektes wurden sorgfältig geprüft und nach bestem Wissen erstellt.

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Bitte nehmen Sie zur Kenntnis: Eingestellt von Peter tom Suden um Februar Was brauchen wir von Ihnen? Alles, was wir von Ihnen brauchen, sind: Tägliche Einreichung und tägliche Verarbeitung bringen tagaktuelle Auswertungen. Dass diese Art, die Finanzbuchhaltung zu bearbeiten, Ihnen eine Menge Zeit einspart, demonstriere ich Ihnen gern mit der nachfolgend genannten Datei, die Sie auf Anfrage per eMail erhalten: Belege werden gefaxt statt sortiert.

Belege bleiben stets bei Ihnen, wir digitalisieren Ihre Faxe und erzeugen daraus Buchungsbelege. Im letzteren Fall können Sie auf die Rückgabe der Belege gern warten. Länger als 2 Tassen Kaffee dauert es nicht; oder: Sie holen Ihre Belege zu einem vereinbarten Zeitpunkt wieder ab.

Ausserdem sorgt unsere Archivlösung für ein schnelles Finden von Belegen im "elektronischen Aktenschrank". Viele unserer Mandanten ziehen wegen der umfassenden Suchmöglichkeiten und der Schnelligkeit des Auffindens gescuchter Informationen das Archiv der papiergebundenen Belegsammlung vor. Natürlich passen wir den Ablagerahmenplan ah Ihre vorhandene Organisationsstruktur an.

Wir bieten Ihnen einen "elektronischen Aktenschrank", in dem SmartCard-geschützt Ihre Belege sowie aller Schriftverkehr zwischen Ihnen und uns sicher verwahrt wird. So sind Sie stets über alle Beratungsaktivitäten informiert. Mit all diesen Aktivitäten sowie der Speicherung von Stammdaten von Banken und Geschäftspartnern reduzieren wir Erfassungsaufwand und mindern damit Fehlerrisiken. Januar Das ist das Angebot! Bruttolohnverbuchung zur einfachen Abstimmung Ihrer Personalkosten Die anderen Systeme sind mit SmartCard gesichert.

Die Auswertungen sind durch SmartCard geschützt. Bei der Neuanlage muss ein Name für die Kategorie angelegt werden. Ausserdem kann hier bestimmt werden, ob Ordner einer Kategorie für die Belegablage in Kanzlei-Rechnungswesen und in den "Geschäftsbüchern online" gezeigt werden sollen.

Eine Kategorie kann jederzeit gelöscht werden, wenn ihre Ordner zuvor gelöscht wurden. Die Struktur der Kategorie ist frei. Es empfiehlt sich, hier nach Art eines Ablagerahmenplans zu arbeiten. Ordner Für die jeweilige Kategorie zB. FiBu können Ordner angelegt werden zB Jan Bestehende Ordner können jederzeit bearbeitet werden, bei Neuanlage sind Ordnername, Status öffentlich oder privat und optional der Belegzeitraum anzugeben.

Bis auf die Standard-Ordner, die nicht gelöscht werden können, lassen sich alle Ordner löschen, wenn deren Belege zuvor aus dem Ordner UND aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Die Anzeige dieser Belege ist weiterhin möglich, nicht aber die Bearbeitung dieser Belege.

Es ist daher empfehlenswert, die Belege erst dann auszulagern, wenn sie für Buchführungs- und Jahresabschlusszwecke nicht mehr benötigt werden. Die Ordnerstruktur ist frei, Ordner können für diverse Belegtypen angelegt werden. Es empfiehlt sich, nach Art eines Ablagerahmenplans zu arbeiten und eine geschäftsjahresbezogene Struktur zu schaffen, da erst so eine jahresbezogene Archivierung möglich wird.

Register unterteilen die Ordner. Register können gelöscht werden, wenn sie keine Belege mehr enthalten UND die Belege auch aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Standardregister können nicht gelöscht werden. Belegtypen dienen der Untergliederung des Posteingangs.

Hier wird auch die Reihenfolge der Belegtypen festgelegt; für die jeweiligen Belegtypen können Fax- Deck- und -Trennblätter gedruckt werden. Belegtypen können über das Symbol "Löschen" gelöscht werden.

Sind im Posteingang Belege des zu löschenden Typs enthalten, müssen zuerst diese gebucht bzw in den Ablageordner verschoben oder gelöscht werden. Sie kann nicht geändert oder gelöscht werden. Die Zugangsberechtigung für Faxe und deren Zuordnung zum persönlichen Postfach des Mandanten geschieht über den Vergleich von Absender- und Zielnummer.

Für diese Prüfung ist es erforderlich, dass das Fax-Gerät die Absendernummer mitschickt. Dafür muss die sog. Der einfachste Test dafür ist, mit dem Fax-Gerät das eigene Mobiltelefon anzurufen. Mandant sendet je gefaxter Seite ca. Belege scannen siehe auch http: Sie können sofort jeden Beleg sehen und wissen, wie der gebucht wurde.

Auch der Betriebsprüfer kann das und hat dadurch weniger Fragen, ist also schneller wieder aus dem Haus. Die Belege bleiben immer bei Ihnen. Auf Wunsch erstellen wir Mahn- und Zahlungsvorschlagslisten; ja, wir führen diese sogar nach Freigabe durch Sie für Sie aus.

Bei Umsatzversteuerung nach vereinbarten Entgelten ist die Buchung aller, auch der bisher nicht bezahlten, Eingangsrechnung verpflichtend für die ordnungsgemässe Umsatzsteuer-Voranmeldung. Und wenn Sie Ihre Vorsteuern aus Eingangsrechnungen schnell wieder haben wollen, dann führt an der Buchung auch der unbezahlten Lieferantenrechnungen kein Weg vorbei.

Sie wählen aus den möglichen Auswertungen Ihr individuelles Paket. Bei Bedarf erweitern oder kürzen Sie das. Die Auswertungen werden täglich aktualisiert und stehen Ihnen online zur Verfügung. Grundleistungen Summen- und Saldenliste Betriebswirtschaftliche Auswertung lfd.

Jahr Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Ihren Wunsch: Wir überwachen die, und wenn diese Kennzahlen signifikant von den Ziel- Kennzahlen abweichen, dann teilen wir Ihnen das mit. Internet-Zugang reicht, keine Installation. Und natürlich spielt auch die Uhrzeit eine geringere Rolle. Weder Sie noch wir müssen dazu aus dem Büro. Gemeinsam optimieren wir Ihr Rechnungswesen. Sie sparen damit wertvolle Arbeitszeit, die Sie aus der notwendigen Verwaltung umsetzen können in produktive oder strategisch-planende Zeiten.

Digitale Belege sind ein Kernstück unseres Angebots. Die von Ihnen - oder auf Ihren Wunsch hin von uns- erfassten Beleginformationen führen zum sofortigen Buchen. Sie behalten Ihre Originalbelege stets im Unternehmen. Im Rechnungswesen automatisieren wir soviel, wie möglich.

Die Belge bleiben zu jeder Zeit bei Ihnen. Wir schalten Ihnen, SmartCard-gesichert, einen zuverlässigen, geschützten jederzeitigen Zugriff auf Ihre digitalisierten Belege, auf die Vorerfassungsmodule und auf Ihre für Sie wichtigen Informationen und Auswertungen. Das ist immer noch die effiziente Zugangskontrolle.

Niemand ausser Ihnen erfährt dieses password. Die Zugriffsrechte lassen sich dabei einschränken. Es gilt der Grundsatz, dass nur auf solche Daten zugegriffen werden darf, die zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden. Auf andere Daten gibt es keinen Datenzugriff. Alle unsere Mitarbeiter haben eine SmartCard. Nur die an Ihrem Mandat arbeitenden Mitarbeiter haben mit dieser SmartCard und mit ihrem eigenen password, das wiederum auch nur die Mitarbeiter kennen.

Zugriff auf Ihre Daten. Die Datenübertragung erfolgt über sog. Damit sind Daten und Datenübertragung sicher und geschützt vor fremden unberechtigten Zugriffen. Durch Aktualität und Qualität bieten wir Ihnen eine Unternehmenssteuerung, die es bisher so nicht gab. Und das zu einem preiswerten Honorar. Ihr Arbeitsaufwand für Ihr Rechnungswesen ist deutlich geringer als bisher. Durch tägliche Verarbeitung haben Sie stets aktuellste Informationen. Ihre Kunden und Lieferanten, die Zahlungsziele und Mahnfristen werden automatisch überwacht.

Sie erhalten in von Ihnen vorgegebenen Intervallen Zahlungsvorschlagsl- und Mahnlisten, deren Ausführung Sie mit einem Mausklick freigeben.

Zum Beispiel wird bei Ihrer Kassenerfassung durch eine andauernde Kassenminusprüfung die Ordnungsmässigkeit Ihrer Kassenführung dokumentiert und unterstützt. Die Nebenbücher "Rechnungseingangsbuch" und "Rechnungsausgangsbuch" bieten Ihnen stets aktuelle Übersicht über die Rechnungsdaten.

Zu jeder Zeit haben Sie eine tagaktuelle Sicht auf offene und bezahlte Rechnungen, auf Forderungen und Verbindlichkeiten. Bereits erfasste Stammdaten wie zB Bankverbindungen werden automatisch eingesetzt, ebenso Zahlungsdaten wie Rechnungsnummer, -datum und -betrag.

Dies schafft einen redundanzfreien durchgängigen Prozess vom Beleg zur rechtzeitigen Zahlung. Bei den Übermittlungswegen bieten wir Ihnen alle gängigen Verfahren: Dabei berücksichtigen wir Bankgebühren und Organisationsstruktur. So steuern Sie Ihre Boni; erhaltene und zu erhaltende. Auch im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten wir Ihnen komfortable, selbsterklärende Eingabemasken für die wichtigsten Stamm- und Bewegungsdaten.

Die Erfassung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten kann daher im Allgemeinen ohne spezifische Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen. Und wenn doch einmal Fragen sind, sind wir telefonisch oder gleich per Video-Konferenz, bei Ihnen. Immer mehr Mandanten erledigen Teile ihrer Finanzbuchhaltung durch Vorerfassung von Geschäftsvorfällen und senden diese Vorerfassung Kasse, Rechnungsein- und —ausgangsbuch dann ihrem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung.

Damit lassen Sie es zumeist bewenden. Ein neuer Beratungsansatz könnte dies jetzt ändern. Einige, wenige, Kanzleien beginnen, die in einem Service-Rechenzentrum hier: Noch sind es nur wenige Kanzleien, die ihre Mandanten so mit betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Beratung versorgen, es werden aber langsam mehr, denn: Sie sind in der Lage, ihren Mandaten tagaktuelle, ständig frische Auswertungen und Berichte zu übermitteln und diese —unabhängig von Kanzleizeiten und —orten- mit dem Mandanten in einer Video-Konferenz zu besprechen.

Sie werden damit zu hochattraktiven Partnern der Erfolgsgestaltung für die bestehende und potentielle Mandantschaft. Ein Kernstück ist dabei die Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens, angefangen von der Rechnungsschreibung bis zum Mahnwesen; begonnen beim digitalisierten Rechnungseingangsbeleg bis hin zum Zahlungsverkehr unter Einbezug von Skontierungen. Digitalisierte Belege stehen über eine Internet-Anbindung als Bild jederzeit dem Mandanten, dem Steuerberater und dem mit der Mandatsbearbeitung betrauten Mitarbeiter online zur Verfügung.

Der Beleg wird fest mit dem Buchungssatz verbunden, Eingangsrechnungen werden mittels OCR-Software im Rechenzentrum gelesen, erkannt und mit Buchungsvorschlägen, deren Trefferquote durch eine Lerndatei ständig verbessert wird, belegt. Dies Angebot wirkt mandantenfreundlich und lenkt zugleich eine ohnehin technikbegeisterte Klientel zu diesen Beratungsleistungen.

Diese Mandanten sind erstaunlicherweise bereit, die Vorerfassungsarbeiten unentgeltlich zu übernehmen, erhalten sie doch dadurch Auswertungen und Beratung, die sie in dieser Aktualität und Qualität bisher nicht kannten.

Für die Kanzlei ist diese Arbeitsteilung mit einer Reihe von Änderungen im Organisations- und Arbeitszeitmodell verbunden. Letztlich amortisiert sich aber die Einführung dieses Angebots in kurzer Zeit. Die Prozesse zur Erzeugung und Bereitstellung von Auswertungen laufen, nach der in der Kanzlei vorgenommenen Plausibilisierung und Nachbearbeitung der eingereichten Daten, weitestgehend automatisiert ab.

Deshalb kann ein Kanzleimitarbeiter entweder mehr Mandate bearbeiten oder die gleiche Anzahl der Mandate tiefer betreuen und wertvolle Beratungsleistungen der Kanzlei vorbereiten. Die Direktbanken haben es vorgemacht: In den vergangenen Jahren ist ein neuer Markt von Mandanten entstanden, die schnell, aktuell, preiswert und selbstbestimmt ihre Buchhaltung abwickeln wollen. Diese Zielgruppe ist sehr attraktiv.

Es handelt sich dabei um hochaktive Unternehmer, zumeist jung bis mittleren Alters, mit Kleinst- und Kleinunternehmen die klassische Klientel der Steuerberater! Die wünschen keine langatmigen Beratungsgespräche, sondern aktuell bereitgestellte Fakten und eine daran ausgerichtete Besprechung ihrer Unternehmenssteuerung. So sind bis heute bei traditioneller Erledigung der Auftrags-Finanzbuchhaltung nicht mögliche Dienstleistungen wie Gestellung von Rechnungsschreibungssystemen, mit automatischer Buchung der Ausgangsrechnungen tägliche Übermittlung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Bank- und Kassenbewegungen Vorbereitung oder gar Übernahme des Zahlungsverkehrs inkl.

Bei diesen Aussagen handelt es sich weder um Vorhersagen tatsächlicher Ergebnisse noch um historische Fakten. Diese Aussagen unterliegen einer Reihe von Risiken und Ungewissheiten hinsichtlich der Geschäfte von Rimini Street, und die tatsächlichen Ergebnisse können wesentlich davon abweichen.

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